VERKTAKAR

Margir leiðsögumenn kjósa að starfa sem verktakar. Aðrir hafa engra kosta völ en þá er um að ræða svokallað þvingaða verktöku af hálfu atvinnurekanda/verkkaupa og leiðsögumenn fá ekki vinnu nema þeir taki hana að sér sem verktaki.
Ástæðan hjá mörgum atvinnurekendum/ferðaskipuleggjendum, sem þá eru skilgreindir sem verkkaupar, er sú að þannig halda þeir niðri kostnaði og skuldbinda sig ekki gagnvart starfsfólki.

Í janúar 2025 var haldið námskeið fyrir verktaka. Smellið á tengilinn hér til að sjá allar glærurnar með efninu sem farið var yfir á námskeiðinu.

Árið 2011 var haldið erindi fyrir leiðsögumenn sem starfa sem verktakar af Sævari Þór Jónssyni lögfræðings sjá hér það helsta sem hann kom inn á. 

Áhætta launafólks af verktöku

Ábyrgð og áhætta fyrir leiðsögumann sem starfar sem verktaki getur verið mikil. Hér eru nokkur atriði sem verktaki þarf að þekkja og taka með í reikninginn:

• Er ekki tryggður af Ábyrgðasjóði launa
• Launakrafa nýtur ekki forgangs í þrotabúi
• Nýtur ekki veikindaréttar
• Nýtur ekki rétts til uppsagnarfrests
• Nýtur ekki orlofsréttar
• Getur þurft að fá aðstoð innheimtuaðila
• Getur orðið skaðabótaskyldur vegna vinnunnar
• Þarf að tryggja sig sjálfur

Ábyrgð

Verktaki þarf að tryggja sig sjálfur gagnvart eigin tjóni, tjóni við framkvæmd vinnu sem og tjóni/slysi hjá ferðamanni því hann getur borið ábyrgð í tjóni sem verður í ferð. Tryggingafélög gera tilboð í slíkar tryggingar og fer upphæð eftir áhættu og umfangi.

Margir verkkaupar fullyrða að verktaki sé tryggður því hann falli undir ábyrgðartyggingu verkkaupans. Í öllum slíkum tilfellum skal óska eftir staðfestingu þessa frá tryggingafélagi verkkaupa - því þú tryggir ekki eftir á.

Verði tjón á ökutæki vegna áreksturs þá virkjast ábyrgðartrygging bílsins. Leiðsögumaður þarf því ekki að tryggja sig vegna þess.
Rétt er að árétta að fara þarf yfir öll öryggisatriði með ferðafólki, t.d. að á Íslandi sé löbundið að farþegar noti öryggisbeltin í bílunum. Það er ekki lögbundið í öllum löndum.

Kjarasamningsbókun um gerviverktöku
Í samningaviðræðum Leiðsagnar við Samtök atvinnulífsins 2024 var samið um bókun er snertir gerviverktöku. Þar segir að verktakasamningum skuli ekki beita í stað ráðningar starfsmanna nema í þeim tilvikum þar sem starfið falli í meginatriðum að skilgreiningu Skattsins á vektakastarfsemi.

Samningsaðilar skuldbinda sig til þess að fylgjast með því að félagsmenn þeirra hafi samningsákvæði þessi í heiðri og að vinnustaðaeftirlit taki einnig til eftirlits með gerviverktöku. Bókunin er hér í kjarasamningi Leiðsagnar (bls. 32).

Hvað snertir hugtakið gerviverktaka getur Skatturinn skorið úr um það í skattalegu tilliti hvort um launamann eða verktaka sé að ræða. Mörkin eru ekki alltaf skýr og því brýnt að kynna sér þetta vel. Sjá nánar á vef Skattsins.

RÁÐNINGARFORM: ótímabundið, tímabundið, ferða- og verkefnaráðið
Leiðsögumenn starfa ýmist í hefðbundnu vinnusambandi við atvinnurekanda í ótímabundinni eða leiðsögumenn. Í kjarasamningi Leiðsagnar (gr. 3.2.) er samið um réttarstöðu ferða- og verkefnaráðinna leiðsögumanna sem vert er að kynna sér

ÚTSELD VINNA VERKTAKA

Í skattalegu tilliti eru þeir sem starfa sem verktakar bæði í hlutverki atvinnurekanda og starfsmanns.

Verktaki þarf því að standa skil á öllum launatengdum gjöldum og kostnaði sem atvinnureksturinn krefst. Verktaki þarf líka að þekkja hvað hann verður að taka með í reikninginn þegar hann semur um verktakagreiðslur svo kjör hans verði ekki verri en starfsmanns sem starfar samkvæmt kjarasamningi. Sum gjöld verður að greiða skv. lögum en önnur eru valkvæð. Að auki þarf verktaki að þekkja vel allan rekstrarkostnað við starfsemina, sem fer eftir umfangi rekstrarins.

• Verktakar skulu (ættu í öllum tilfellum að) gera skriflegt samkomulag við verkkaupa.
  Á vef Vakans, vakinn.is er hægt að nálgast dæmi um verktakasamning sem aðilar geta nýtt sér. (Sjá kaflann Eyðublöð og leiðbeiningar vegna ráðningar starfsmanna.)
• Umsýslu vegna verktakastarfsins, s.s. skil á öllum gögnum og reikningum, þarf verktaki að íhuga hvort hann sinni í eigin tíma og á eigin kostnað eða hvort hann geri ráð fyrir kostnaði vegna þessa í tilboði sínu til verkkaupa. Kaupi verktaki bókhaldsþjónustu er það kostnaður sem gera þarf ráð fyrir, sem og vegna endurskoðunar o.þ.h.
• Hafa þarf í huga annan kostnað sem af verktakastarfseminni hlýst, s.s. kaup á síma, tölvu og öðru sem reksturinn krefst.
• Verktakar geta rekið sig á eigin kennitölu eða verið ehf lögaðilar.

Skattskil

Verktaka ber að reikna sér laun og að skrá sig á launagreiðendaskrá. Sérstakar reglur gilda um þau lágmarkslaun sem honum ber að reikna sér skv. Skattinum. Reglurnar eru gefnar út á hverju ári. Sjá nánar hér á vef Skattsins.

Lágmarksupphæð ársins 2025 er 632.000 kr. í flokki B9 og á við ef aðili hefur ekki verið verktaki áður og fyrir fyrsta árið. Eftir það er miðað við 866.000 kr.í flokki B5 sem er

Upplýsingarnar hér voru fengnar frá Skattinum en sé eitthvað óljóst er bent á að hafa beint samband við Skattinn:
Flokkur B er fyrir almenna starfsemi verslunar og þjónustu og ef tegund starfs er ekki tilgreind í öðrum flokkum. Ferðaþjónusta fer öllu undir viðmiðunarflokk B.

Einstaklingur sem hefur ekki áður fengið verktakagreiðslur af neinu tagi fer í flokk B9. Hann færist í flokk B5 eftir 12 mánuði í starfi. Ef hann er tímabundið ráðinn, hættir og byrjar aftur, fer hann í flokk B5 við næstu skráningu.

Sömu viðmiðunarfjárhæðir gilda fyrir lögaðila nema þar er byrjað strax í viðmiðunarflokki B5.

Síðan getur verið miðað við flokka B4, B3, B2 eða B1 eftir umfangi og fjölda starfsmanna á launum eða aðkeyptri þjónustu verktaka.

Reiknivél

Reiknivél verður aðgengileg hér síðar. Með henni getur verktaki á auðveldan hátti stillt upp reiknuðu endurgjaldi á þann hátt að útseld vinna hans verði með þannig að ekki sé um lægri kjör að ræða en lágmarks umsamin laun leiðsögumanna.

Beinn kostnaður:

• Eftirtalið er dregið af launum starfsmanns og atvinnurekandi þarf að skila á viðeigandi staði. Verktaki þarf sjálfur að sjá um þetta:

• 1% Gjald til stéttarfélags
• 4% Greitt í lífeyrissjóð
• 2-4% Vegna séreignarsparnaðar

• Tekjuskattur

• Verktaki þarf til viðbótar að greiða mótgjöld og önnur lögbundin gjöld í:
  • 1,25% sjúkrasjóð
  • 0,25% endurmenntunarsjóð
  • 0,10% starfsendurhæfingarsjóð
  • 11,5% iðgjald til lífeyrissjóðs
  • 2% iðgjald til séreignarlífeyrissjóðs
  • 6,35% tryggingagjald

• Verktaki þarf að reikna inn í útselda vinnu sína a.m.k. lágmarks orlof, eins og segir í lögum fyrir launafólk:
• Lágmarks orlofsréttur er 10,17%.
• Orlof er 11,59% eftir 10 ára starfsreynslu eða 5 ár hjá sama fyrirtæki.
• Orlof er 13,04% eftir 15 ára starfsreynslu eða 10 ár hjá sama fyrirtæki, skv. kjarasamningi.

• Verktaki þarf að taka taka með í reikninginn eftirtalið, sem samið hefur verið um fyrir launafólk. Þessi prósentutala gæti verið lægri ef grunnur launa er hærri:
• 103 kr. á tímann vegna desember- og orlofsuppbótar árið 2025
• 4%    vegna lögbundinna frídaga.

Virðisaukaskattur

• Fari árstekjur yfir 2.000.000 kr. á ári (2025) eru störf leiðsögumanna sem vinna sem verktakar virðisaukaskattskyld. Verktaki þarf þá að reikna virðisaukaskatt á tekjur umfram tvær milljónir:
• Ferðaleiðsögn ber 11% virðisaukaskatt
• Leitað var til Skattsins varðandi hlutfall virðisaukaskatts fyrir leiðsögn og akstur, þ.e. fyriri ökuleiðsögumenn, og fékkst eftirfarandi svar:

Selji aðili fólksflutninga og þjónustu leiðsögumanns á sama tíma fellur hvor þjónustan fyrir sig í 11% skatthlutfall og þarf því ekki sundurliðun á reikningi.
Selji aðili á hinn bóginn samtímis akstursþjónustu, þ.e. þjónusta bifreiðastjóra án eigin bifreiðar sem fellur í 24% skatthlutfall virðisaukaskatts, og leiðsöguþjónustu, sem fellur í 11% skatthlutfall virðisaukaskatts, ber honum að sundurliða hvora þjónustuna fyrir sig á reikningi vilji hann halda leiðsöguþjónustunni í 11% skatthlutfalli. Komi engin sundurliðun fram á reikningnum ber aðilanum að leggja 24% virðisaukaskatt á alla þjónustuna.

Sjá nánar í gr. 2.4. í upplýsingabæklingi frá Skattinum um virðisaukaskatt í ferðaþjónustu (hlekkja pdf skjalið).

Nánar um almennar leiðbeiningar vegna virðisaukaskatts í upplýsingabækling Skattsins.

Óbeinn kostnaður:

• Óbeinn kostnaður getur verið breytilegur á milli aðila þar sem umfang rekstursins er mjög mismunandi en það helsta sem taka þarf með í reikninginn er eftirfarandi:
  
  
  • 2,8% veikindaréttur – til að vera a.m.k. svipað settur með veikindi eins og reiknað er hjá launamanni í kjarasamningi (upplýsingar frá Hagstofu).
  • Almenn ábyrgðatrygging vegna tjóns á öðrum sem þarf að deila niður á daga eða ferð. Upphæð fer eftir tryggingafjárhæð.
  • Áhætta vegna eigin slysa.

• Skrifstofuaðstaða.
• Bókhald.
• Áhöld og tæki.
• Rekstur bifreiðar.

• 1.000 kr. slysatrygging launþega á mán.
• Dagpeningar vegna útlags kostnaðar.
• Annar kostnaður.

Many tourist guides choose to work as contractors. Others have no choice, as they face so-called forced contracting by employers or clients, meaning guides cannot secure work unless they accept it as contractors.

The reason behind this, for many employers or tour operators (then defined as clients), is to reduce costs and avoid obligations toward employees.

In January 2025, a course for contractors was held. Click on the link here to access all the slides (only in icelandic) and materials covered in the course.

Risks for Workers as Contractors

Working as a contractor comes with significant responsibilities and risks for tourist guides. Below are key points contractors should know and account for:

• Not covered by the Wage Guarantee Fund.
• Wage claims do not have priority in bankruptcy proceedings.
• No entitlement to sick leave.
• No right to a notice period for termination.
• No entitlement to holiday pay.
• May need to hire a debt collection agency for assistance.
• Can be held liable for damages caused during work.
• Must secure their own insurance coverage.

Liability

Contractors must insure themselves against personal loss, damage incurred during work, and accidents involving passengers, as they may be held liable for incidents during tours.
Insurance companies offer packages for such coverage, with costs depending on the level of risk and scope of work.

Some clients claim contractors are covered under the client’s liability insurance. In all such cases, contractors should request confirmation from the client’s insurance provider, as insurance cannot be retroactively arranged.

In the event of vehicle damage due to an accident, the vehicle’s liability insurance will apply, so the guide does not need separate coverage for that.

It’s important to review all safety measures with passengers, such as informing them that wearing seat belts is legally required in Iceland, even though it may not be mandatory in all countries.

Collective Agreement Addendum on Misclassified Contracting (Fake Contracting)

During 2024 negotiations between Leiðsögn (Tourist Guide Union) and the Confederation of Icelandic Enterprise, an agreement was made regarding an addendum on misclassified contracting. It states that contractor agreements should not replace employee contracts unless the work meets the Icelandic Tax Authority’s definition of contracting work.

The contracting parties commit to ensuring that their members honor this provision and that workplace inspections also monitor misclassified contracting. The addendum can be found in the Leiðsögn collective agreement (page 32).

The Icelandic Tax Authority determines, for tax purposes, whether an individual is classified as an employee or contractor. The distinction is not always clear, making it essential to familiarize oneself with these definitions. For more information, visit the Icelandic Tax Authority website.

EMPLOYMENT TYPES: Permanent, Temporary, Travel- and Project-Based Contracts

Tourist guides work in various employment relationships, either in traditional employment with employers (permanent or temporary contracts) or under travel- and project-based contracts. Article 3.2 of the Leiðsögn collective agreement outlines the rights of travel- and project-based tourist guides and is worth reviewing.

OUTSOURCED WORK BY CONTRACTORS

For tax purposes, contractors are considered both employers and employees.

Contractors must cover all employment-related fees and costs required for their business. They also need to account for these expenses when negotiating contractor fees to ensure their terms are not worse than those of employees working under a collective agreement. While some fees are mandatory by law, others are optional. Additionally, contractors must be aware of all operational costs associated with their work, which vary depending on the scale of their operations.

• Contractors should always create a written agreement with the client.
  Examples of contractor agreements can be found on Vakinn’s website (vakinn.is) under the section "Forms and Guidelines for Employee Hiring."
• Contractors must consider whether to handle administrative tasks, such as submitting documents and invoices, in their own time and at their own expense, or include this cost in their fees to clients. If contractors purchase accounting services, this is a cost that must be accounted for, along with auditing fees, etc.
• Other operational expenses to consider include purchasing a phone, computer, or other equipment required for the business.
• Contractors can operate under their own ID number or as limited liability companies (ehf).

Tax Returns

Contractors must calculate wages for themselves and register with the wage payment registry. Specific rules apply to minimum wages contractors must pay themselves, as issued annually by the Icelandic Tax Authority.

For 2025, the minimum amount is 632,000 ISK under category B9 for first-time contractors. After the first year, the minimum amount is 866,000 ISK under category B5.

For companies, category B5 applies immediately upon registration. Other categories (B4, B3, B2, B1) may apply depending on the scale and number of employees or subcontractors.

A calculator will be made available later, allowing contractors to easily calculate service fees to ensure their work is not undervalued compared to the minimum terms agreed upon in the tourist guide collective agreement.

Direct Costs

The following are deducted from employee wages and paid by the employer to the appropriate entities. Contractors must handle these themselves:

• 1% Union fee.
• 4% Contribution to a pension fund.
• 2–4% Additional pension savings (optional).
• Income tax.

In addition, contractors must pay employer contributions and other legally mandated fees, including:

• 1.25% VR Sick Pay Fund.
• 0.25% Continuing Education Fund.
• 0.10% Vocational Rehabilitation Fund.
• 11.5% Pension Fund Contribution.
• 2% Private Pension Fund Contribution.
• 6.35% Insurance Fee.

Vacation Pay

Contractors must calculate vacation pay in their pricing as required for employees by law:

• Minimum vacation entitlement is 10.17%.
• Vacation entitlement is 11.59% after 10 years of experience or 5 years with the same employer.
• Vacation entitlement is 13.04% after 15 years of experience or 10 years with the same employer, per the collective agreement.

Other Employment Terms to Consider

Contractors must include the following in their calculations, as agreed upon for employees. This percentage may vary if the base salary is higher:

• 103 ISK/hour for December and vacation bonuses (2025).
• 4% for legally mandated public holidays.

Value-Added Tax (VAT)

If annual income exceeds 2,000,000 ISK (2025), guides working as contractors are subject to VAT. Contractors must calculate VAT on income exceeding this threshold:

• 11% VAT applies to tourist guiding services.

If a contractor sells both guiding services and driver services, they must separate the two on invoices to maintain the 11% VAT rate for guiding services. If no separation is made, the higher 24% VAT rate may apply to all services.

For more details, see the Icelandic Tax Authority’s booklet on VAT in the tourism sector.

Indirect Costs

Indirect costs can vary significantly depending on the scale of operations but typically include:

• 2.8% to account for sick leave, ensuring similar rights to employees under collective agreements.
• General liability insurance for damages to others, calculated based on coverage amounts.
• Risk of personal accidents.
• Office space.
• Accounting.
• Equipment and tools.
• Vehicle expenses.
• 1,000 ISK/month for employee accident insurance.
• Per diem for incurred expenses.
• Other costs.